Cần làm gì khi mất điện, mất mạng hoặc hệ thống POS ngừng hoạt động giữa ca?

Người quản lý ca cần giữ bình tĩnh, ưu tiên an toàn và tiếp tục phục vụ bằng phương án dự phòng đã chuẩn bị sẵn.

Xử lý tại chỗ:

• Đảm bảo an toàn trước: Kiểm tra khu bếp, thiết bị nhiệt và gas. Tắt hoặc rút các thiết bị cần thiết để tránh sự cố khi có điện trở lại.
• Thông báo nhanh cho đội ngũ: Phân công lại việc: ai trấn an khách, ai kiểm tra thiết bị, ai liên hệ bộ phận kỹ thuật hoặc quản lý cấp trên.
• Giao tiếp với khách: Giải thích ngắn gọn tình hình, dự kiến thời gian khắc phục nếu biết và đề xuất lựa chọn phù hợp như chờ thêm hoặc đổi món dễ chế biến.
• Dùng phương án ghi order thủ công: Chuẩn bị sẵn sổ hoặc phiếu giấy để ghi bàn, món, giờ gọi và hình thức thanh toán. Nhập lại vào hệ thống khi hoạt động trở lại và đối chiếu để không sót doanh thu.
• Thanh toán: Ưu tiên các hình thức còn khả dụng, ghi chép rõ ràng từng giao dịch và giữ lại chứng từ để đối soát cuối ca.
• Bảo quản nguyên liệu: Hạn chế mở tủ lạnh, tủ đông không cần thiết và theo dõi nhiệt độ. Nếu gián đoạn kéo dài, báo cấp quản lý để quyết định xử lý thực phẩm.

Chuẩn bị từ trước:

• Có danh sách số liên hệ khẩn cấp: kỹ thuật, quản lý khu vực, nhà cung cấp dịch vụ.
• Đèn pin hoặc đèn sạc, sổ order dự phòng, bút luôn có sẵn ở vị trí cố định.
• Diễn tập quy trình thủ công cho nhân viên mới.

Sau sự cố, hãy ghi lại diễn biến và thời gian xử lý vào sổ giao ca để hoàn thiện kịch bản dự phòng cho lần sau.