Làm sao chốt ca cuối ngày và đối soát tiền mặt chính xác, hạn chế chênh lệch?

Chốt ca chính xác dựa trên quy trình cố định, có hai người cùng kiểm và ghi chép đầy đủ từ đầu ca đến cuối ca.

Trước khi bán (đầu ca):

• Đếm và ghi lại tiền lẻ đầu ca (tiền quỹ) có sự xác nhận của người giao và người nhận.
• Kiểm tra hệ thống thanh toán hoạt động bình thường.

Trong ca:

• Mọi khoản thu, chi, hoàn tiền, hủy món đều được ghi vào hệ thống hoặc sổ, kèm lý do.
• Hạn chế để nhiều người cùng thao tác một ngăn kéo tiền.

Khi chốt ca:

1. In hoặc xuất báo cáo doanh thu theo hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử.
2. Đếm tiền mặt thực tế theo từng mệnh giá, có người thứ hai chứng kiến.
3. Lấy tiền thực tế trừ tiền quỹ đầu ca rồi so với số tiền mặt trên báo cáo.
4. Đối chiếu giao dịch chuyển khoản và thẻ với sao kê hoặc báo cáo của đơn vị thanh toán.
5. Nếu có chênh lệch, rà lại các đơn hủy, hoàn tiền, đơn đổi món và các khoản chi nhỏ trước khi kết luận.
6. Ghi biên bản chốt ca có chữ ký của người thực hiện và người kiểm.

Cách xử lý chênh lệch:

• Ghi nhận trung thực số liệu, không điều chỉnh số liệu cho khớp.
• Báo cáo cho quản lý cấp trên theo quy trình nội bộ.
• Việc xử lý trách nhiệm hay khấu trừ phải theo quy định của công ty và Bộ luật Lao động; khi chưa rõ, nên hỏi bộ phận nhân sự.

Bạn có thể xây dựng một biểu mẫu chốt ca chuẩn cho cả cửa hàng và duyệt lại các lần chênh lệch hằng tuần để tìm nguyên nhân gốc.