Làm sao thiết lập quy trình kiểm đếm quỹ tiền mặt đầu và cuối ca để tránh thất thoát?

Thiết lập quy trình kiểm đếm quỹ tiền mặt hiệu quả nhất khi có bước kiểm tra độc lập ở cả đầu và cuối ca, không chỉ dựa vào một người duy nhất.

• Đầu ca, người nhận quỹ cần đếm lại số tiền thực tế và đối chiếu với số liệu bàn giao từ ca trước, ký xác nhận trước khi bắt đầu giao dịch.
• Trong suốt ca, hạn chế rút tiền mặt ra ngoài quỹ cho các mục đích không liên quan đến bán hàng, nếu cần chi tiêu phát sinh phải ghi phiếu và có xác nhận của quản lý.
• Cuối ca, đếm tiền mặt thực tế hai lần, tốt nhất có người thứ hai cùng kiểm tra để giảm sai sót hoặc nghi ngờ không đáng có.
• Đối chiếu số tiền thực tế với doanh thu ghi nhận trên hệ thống POS, bao gồm tách riêng các khoản thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản và thẻ.
• Ghi chép rõ chênh lệch nếu có, kèm thời điểm và ca làm việc liên quan, thay vì tự ý điều chỉnh số liệu cho khớp.
• Lưu trữ biên bản kiểm đếm có chữ ký của người giao và người nhận ca, để làm căn cứ tra soát khi cần.

Nên áp dụng quy trình kiểm đếm chéo cố định giữa hai nhân viên cho mỗi ca, giúp hạn chế rủi ro thất thoát và tạo sự minh bạch rõ ràng trong vận hành.