Làm sao xây dựng kế hoạch dự phòng nhân sự cho những ngày lễ, Tết khi nhu cầu tăng đột biến?

Lên kế hoạch nhân sự bài bản cho dịp lễ, Tết giúp cửa hàng vận hành trơn tru thay vì chạy theo sự cố khi cao điểm thực sự đến.

• Dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu: Xem lại doanh thu và lượng khách cùng kỳ năm ngoái — hoặc ít nhất 2 đến 3 tuần trước giai đoạn đó — để ước lượng số người cần thiết theo từng khung giờ.
• Lập danh sách nhân viên dự phòng: Xây dựng pool nhân viên thời vụ hoặc nhân viên cũ quen việc sẵn sàng hỗ trợ. Liên hệ và xác nhận trước ít nhất 2 tuần so với ngày cần.
• Phân công theo năng lực, không chỉ theo số lượng: Đặt nhân viên có kinh nghiệm ở vị trí xử lý cao điểm (thu ngân, bar chính, trưởng bàn), nhân viên mới hỗ trợ thu dọn hoặc phụ bếp.
• Lên lịch luân phiên để tránh kiệt sức: Không để một nhóm nhân viên làm liên tục nhiều ca dài trong nhiều ngày — chia ca hợp lý, đảm bảo thời gian nghỉ giữa các ca theo quy định (tham khảo Bộ luật Lao động về giới hạn làm thêm giờ).
• Chạy thử quy trình trước ngày cao điểm: Tổ chức ngắn một buổi briefing, nhắc lại quy trình xử lý đơn nhanh, thanh toán, gọi món — đặc biệt với nhân viên thời vụ chưa quen hệ thống.
• Chuẩn bị phương án B: Xác định trước ai là người quản lý sẽ gọi đầu tiên nếu có nhân viên báo bệnh đột xuất ngay trước giờ mở cửa.

Sau mỗi mùa cao điểm, ghi lại những gì hiệu quả và chưa hiệu quả để cải thiện kế hoạch cho năm sau.