Nên xử lý thế nào khi một nhân viên trong ca xin nghỉ đột xuất vào giờ cao điểm?

Xử lý tình huống thiếu người đột xuất hiệu quả nhất khi có phương án điều phối sẵn và ưu tiên đúng thứ tự công việc, không để một sự cố nhỏ làm rối toàn bộ ca.

• Xác nhận ngay lý do và thời gian nghỉ của nhân viên để đánh giá mức độ ảnh hưởng, đồng thời kiểm tra xem có thể bố trí người thay thế từ ca khác hay không.
• Ưu tiên gọi hỗ trợ từ danh sách nhân viên bán thời gian hoặc nhân viên đã từng làm linh hoạt theo ca, vì họ thường quen việc và không cần hướng dẫn lại nhiều.
• Nếu không thể bổ sung người kịp, nên tạm phân công lại vị trí trong ca, ưu tiên các khâu ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ khách như order và pha chế hoặc bếp.
• Thông báo ngắn gọn cho toàn ca về thay đổi phân công để mọi người chủ động hỗ trợ nhau, tránh tình trạng chờ chỉ đạo liên tục giữa giờ cao điểm.
• Ghi nhận lại sự việc vào báo cáo cuối ca, bao gồm thời điểm xảy ra và cách xử lý, để làm cơ sở xây dựng kế hoạch dự phòng nhân sự tốt hơn cho những ca sau.
• Nếu tình trạng nghỉ đột xuất lặp lại nhiều lần với cùng một nhân viên, nên trao đổi riêng để tìm hiểu nguyên nhân thay vì chỉ xử lý phần ngọn.

Quản lý ca nên chuẩn bị sẵn danh sách nhân sự dự phòng và quy trình phân công linh hoạt trước khi tình huống thiếu người thực sự xảy ra.