[HCM] Procurement Operations Executive

MỤC ĐÍCH VỊ TRÍ:

• Đảm bảo quy trình procurement post-contract seamless bằng cách tracking order deliveries
• Xử lý payment requests và resolve fulfillment hoặc invoicing discrepancies
• Hỗ trợ smooth store operations và vendor relations

NHỮNG TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

1. DELIVERY TRACKING & LOGISTICS COORDINATION

• Giám sát và tracking order status từ PO issuance đến final delivery, đảm bảo suppliers deliver đúng thời hạn
• Identify delivery delays, damages, quality/quantity mismatches và coordinate với suppliers, warehouse, store teams
• Release purchase orders trên SAP system bi-weekly

1. PAYMENT REQUEST & INVOICING MANAGEMENT

• Thu thập, review, và match tất cả required payment documents
• Prepare payment requests và liaise với Finance/Accounting team
• Resolve invoicing discrepancies, missing documentation, payment delays

1. SUPPLIER OPERATIONAL RELATIONSHIP & PERFORMANCE MANAGEMENT

• Serve as main daily contact point cho suppliers về delivery schedules, payment updates
• Track supplier OTIF delivery rates và service compliance
• Report operational risks hoặc recurring vendor failures đến Sourcing team

1. SYSTEM MAINTENANCE & ADMINISTRATIVE COMPLIANCE

• Duy trì order tracking logs, payment status trackers, SAP/KF system data
• Adhere to internal procurement policies, financial control processes, legal/safety compliance

1. COORDINATION & COMMUNICATION

• Liaise với internal teams, stakeholders, external suppliers
• Duy trì clear và timely communication với Procurement Manager

YÊU CẦU TRÌNH ĐỘ:

• Fresh graduates hoặc 0–1 năm kinh nghiệm administrative/operations
• Không yêu cầu kinh nghiệm lĩnh vực
• High attention to detail, strong sense of responsibility, proactive mindset
• Good numerical/Excel skills, strong problem-solving aptitude để handle unexpected supplier/delivery issues