Nhân viên Hành chính Lễ tân
Mô tả công việc
Lễ tân (30%):
Đón tiếp khách, ứng viên, đối tác đến văn phòng; hướng dẫn liên hệ đúng bộ phận.
Tiếp nhận, chuyển tiếp cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm và thông tin liên hệ đến đúng người phụ trách.
Quản lý lịch sử dụng phòng họp, chuẩn bị phòng họp, nước uống và thiết bị cơ bản.
Duy trì khu vực lễ tân, khu vực tiếp khách và không gian chung gọn gàng, sạch sẽ.
Hành chính (70%):Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận, phát hành, sao y, scan và lưu hồ sơ/chứng từ.
Quản lý, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm, name card, công cụ dụng cụ, tủ thuốc y tế, POSM và tài sản hành chính.
Theo dõi vệ sinh, cây xanh, côn trùng, bảo trì/sửa chữa trang thiết bị và tiện ích văn phòng.
Thu thập, kiểm tra hóa đơn/chứng từ, lập đề nghị thanh toán và theo dõi chi phí hành chính.
Hỗ trợ onboarding, chuẩn bị chỗ ngồi, welcome kit, hậu cần teabreak, sự kiện và hoạt động nội bộ.
Cập nhật dữ liệu hành chính, theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu và lập báo cáo định kỳ.
Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên; ưu tiên các ngành Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Văn thư lưu trữ, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Văn phòng hoặc Dịch vụ nội bộ.
Ưu tiên ứng viên từng phụ trách đồng thời công việc lễ tân & hành chính vận hành.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, theo dõi checklist, hồ sơ, chứng từ và yêu cầu hành chính.
Nắm quy trình cơ bản về văn thư, lưu trữ, chuyển phát, kiểm soát hóa đơn/chứng từ và đề nghị thanh toán.
Kỹ năng Word, Excel/Google Sheet ở mức cơ bản đến khá; biết cập nhật dữ liệu và lập báo cáo đơn giản.
Ngành nghề: Hành chính / Thư ký, Thực phẩm & Đồ uống, Nhà hàng / Khách sạn
Kinh nghiệm: 2 Năm
Cấp bậc: Nhân viên
Hình thức: Nhân viên chính thức
Địa điểm: Hồ Chí Minh