Làm sao đối soát tiền và doanh thu cuối ca để hạn chế sai lệch, thất thoát?

Đối soát cuối ca hiệu quả cần một quy trình cố định, có hai người cùng kiểm và ghi nhận bằng văn bản hoặc hệ thống.

• Chốt số liệu hệ thống: In hoặc xuất báo cáo doanh thu của ca từ phần mềm bán hàng, gồm tiền mặt, chuyển khoản, thẻ, ví điện tử, phiếu giảm giá và các đơn hủy.
• Kiểm đếm tiền mặt: Đếm quỹ theo từng mệnh giá, có người thứ hai chứng kiến. Trừ khoản tiền lẻ đầu ca để ra số tiền thực thu.
• So sánh và ghi chênh lệch: Đối chiếu số đếm với báo cáo. Nếu lệch, ghi rõ số tiền và rà lại các giao dịch như đơn hủy, hoàn tiền, khuyến mãi, thối nhầm.
• Rà soát giao dịch bất thường: Chú ý đơn sửa hoặc hủy nhiều lần, giảm giá thủ công, mở két không bán hàng.
• Đối chiếu các kênh khác: So tổng thanh toán không dùng tiền mặt với sao kê hoặc báo cáo từ nền tảng liên quan.
• Niêm phong và bàn giao: Cất tiền theo quy định nội bộ, ký xác nhận bàn giao, lưu biên bản.
• Phân tích định kỳ: Theo dõi xu hướng chênh lệch theo ca và vị trí để cải thiện quy trình thay vì chỉ truy lỗi cá nhân.

Nên thống nhất ngưỡng chênh lệch cho phép và cách xử lý trong quy định nội bộ, sau đó huấn luyện cho toàn bộ quản lý ca để thực hiện đồng nhất.